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転職ノウハウ

転職活動の始め方完全ガイド:書類選考編

転職活動で「アピールできることがない」「スキルや実績なんて、ほとんどない」「書類選考が通らなくて疲れた」とお悩みの方も多いと思います。

この記事では、転職活動の第一関門である書類選考を突破するために必要な、あなたの強みの見つけ方をご紹介します。この記事が、転職活動のやり方で悩んでいる誰かの救いになれば幸いです。

  • あなたの経験を見つめ直すことで、最適なスキルが見つかる。
  • 自分の経験に自信がなくても、表現方法次第で書類選考突破ができる。
  • 書類選考のプロセスが得られた気づきは、自分の自信につながる。

転職活動における書類選考の重要性

転職活動における書類選考の重要性のイメージ図

転職活動において、書類選考は第一関門であり、あなたの価値・可能性を企業に伝える、最も重要な自己PRの機会となっています。しかし、多くの人がこの書類選考の段階でつまづいてしまいます。なぜ、そのようなことが起きているのでしょうか?

なぜ書類選考で落ちるのか

書類選考で落ちてしまう最大の理由は、スキルや経験の不足ではありません。実は「自分の持っている価値に気づ言えいない」ことにあります。

私たちは、自分の持っているスキルや経験を過少評価しがちです。日常的に行っている業務や、自然と身に付いた対応力など。それらは、実は企業が求める重要なスキルや経験かもしれません。

書類選考における採用担当の視点

採用担当は、あなたの書類から何を読み取ろうとしているのでしょうか。それは、単なる経歴や資格ではありません。採用担当が知りたいことは、あなたがどのように考え、どのように行動するのか。その人となりです。

例えば「前職での経験をどのように活かせると考えているのか」「困難な状況にどのように対応してきたのか」など、そういったあなたの思考や行動特性を読み取ろうとしています。

もちろん、企業が求めているスキルや経験が、一定の水準に達しているのか。そのスキルや経験は自社で再現することができるのかどうか。という視点や、職歴の数から退職の確率なども読み取ろうとしています。

よくある書類選考での失敗パターン

書類選考での主な失敗パターンには、以下のようなものがあります。しかし、これらは適切な対策で十分に防ぐことができます。

  • 職歴は書いてあるが、その他の情報量が圧倒的に足りない。
  • 経験やスキルを羅列するだけで、その価値が伝わっていない。
  • 「誠実です」「コミュニケーション力があります」といった抽象的な表現ばかり。
  • 企業が求める人物像を意識せず、自分の言いたいことだけを書いている。

これらの失敗を防ぐためには、まず自分の経験やスキルを適切に棚卸し、それを「企業が求める形で表現する」必要があります。書類選考は運ではありません。確実にあなた自身の努力で、突破率は大きく変わってきます。

POINT

書類選考は、あなたの価値や可能性を企業に伝えるチャンス。

従って、書類作成のときには企業に合わせて作成することが望まれます。また、採用担当の立場になって読みやすい文章を作成することが重要です。

書類選考突破のためのスキル・経験の棚卸し

転職活動においてスキル・経験の棚卸しをしている女性のイメージ図

私たちは、自分の持っている価値に気づかないまま日々を過ごしています。「スキルなんてない」「アピールできる経験なんてない」など、そう思い込んでいる方も多いのではないでしょうか。しかし、実はあなたの中には、まだ見ぬ可能性が眠っています。

あなたの経験を価値に変える方法

あなたの経験を価値に変えるためには、まず「スキル」という言葉の本質を理解する必要があります。スキルとは、決して特別な資格や派手な実績だけを指すものではありません。それは、あなたが日々の仕事の中で培ってきた、すべての能力を含むものなのです。

例えば「カッツモデル」という考え方があります。これは、ビジネスにおける能力を「テクニカルスキル」「ヒューマンスキル」「コンセプチュアルスキル」の3つに分類する方法です。この視点を使うことで、あなたの経験を体系的に整理することができます。

カッツモデル:テクニカルスキル

テクニカルスキルとは、業務を確実に遂行するために必要な能力のことを指します。わかりやすく言うと「マニュアルで定められている能力」のことです。例えば、パソコン・ソフト操作や機械操作、英語やフランス語などの語学力、必要な情報を効率的に収集する情報収集力などが挙げられます。

このテクニカルスキルは、職種によって異なります。例えば、小売りやサービス業なら「接客・接遇」「クレーム対応」などもテクニカルスキルの一つです。一般事務なら「パソコン操作」「電話応対」。営業職なら「プレゼン」「ヒアリング」など多種多様です。しかし、注力して見てみると前述したテクニカルスキルは、どの職種でも共通して使えるものが沢山あります。つまり、あなたはすでに多くのスキルを身につけているのです。

カッツモデル:ヒューマンスキル

ヒューマンスキルとは、良好な対人関係を構築し、それを維持するために必要な能力のことを指します。わかりやすく言うと「信頼関係づくり」のことです。このヒューマンスキルは、コミュニケーション力・ヒアリング力・交渉力・プレゼンテーション力・動機付け・向上心・リーダーシップの7つのスキルで構成されています。

このヒューマンスキルは、職種や役職に限らずあらゆる場面で求められます。社内における上司や部下との関係性、社外における顧客との関係性など「人と関わるスキル」です。また、対面だけではなくメールなど、顔を合わせない文字での意思疎通も含まれています。先ほどのテクニカルスキルと同様、どの職種でも共通しているものであり、得意不得意はあるでしょうが、あなたはすでに多くのスキルを身につけているのです。

カッツモデル:コンセプチュアルスキル

コンセプチュアルスキルとは「あらゆる事象の本質を見極める能力」のことを指します。知識や情報分析を用いて、各事象に共通する点を見抜き、最適な判断を下すために必要なスキルといえます。コンセプチュアルスキルは、ロジカルシンキング(論理的思考)・ラテラルシンキング(水平思考)・クリティカルシンキング(批判的思考)・多面的視野・柔軟性・受容性・知的好奇心・探求心・応用力・俯瞰力の10つのスキルで構成されています。

このコンセプチュアルスキルは、いわゆるマネジメント層には必ず求められるスキルですが、一般社員にはあまり求められない傾向にあります。そのため、教育を受ける機会もなく、身につけている人は少ないと言えるでしょう。つまり、これらのスキルを身につけていれば「人より優位に立てる」といっても過言ではありません。

職務経歴の効果的な整理術

職務経歴を整理する際、多くの人は「何をしていたか」という事実の羅列に終始してしまいます。しかし、本当に重要なことは「どのように取り組み、何を実現したのか」というプロセスと成果なのです。

例えば、電話対応という業務一つとっても「お客様の真のニーズを聞き出すヒアリング力」「お客様に的確な情報を提供するコミュニケーション力」「トラブルが発生した際の問題解決力」などが挙げられます。これらはすべて、価値あるスキルです。

日常業務に潜む転用可能なスキル

特に注目したいのが「再現性」です。ある場面で発揮したスキルが、別の場面でも活用できる。これこそが、転職活動において最も重要な要素の一つとなります。

例えば、チームでの作業経験には「メンバー間の調整力」「期限管理能力」「目標達成への粘り強さ」といった様々なスキルが含まれています。これらは、業界や職が変わっても十分に転用可能な価値となるのです。つまり、属人化されているスキルより、再現性が高いスキルの方が価値があるということです。

POINT

カッツモデルを参考にして、再現性の高いスキルを見つける。

そうは言っても、なかなかスキルを見つけられない。アピールすることがわからないと言われる方も少なくありません。ここで重要なことは言語化です。言語化とは「頭の中のことを理論的に整理して、相手にわかる言語として伝える」という一連のプロセスのことを指します。

しかし、言語化能力を高めるためには訓練が必要です。それでは、目の前にある転職活動において時間が足りないことでしょう。そこで効果的なのが「表現を真似をする」ことです。

転職活動で使えるスキル一覧表

転職活動で使えるスキル一覧のイメージ図

前述したカッツモデルを参考にして、転職活動で使えるスキルの一覧をご紹介します。言語化が苦手な方は、以下のようなスキルを参考にして、履歴書や職務経歴書、転職サイトのレジュメ登録などにご活用ください。

テクニカルスキルの洗い出し

基本的なビジネススキルは、テクニカルスキルを参考にします。これは、業務を確実に遂行するために必要な能力です。例えば以下のようなものが挙げられます。

パソコン操作Word・Excel・PowerPointなど、パソコンの基本操作ができる
業務ソフト操作会計ソフトなど、職種に限定される業務ソフトの操作ができる
資料作成能力プレゼン資料や社内マニュアルなど、資料の作成ができる
情報管理能力顧客情報やノウハウなど、情報を適切に管理できる

これらは、一見すると基本的なスキルに思えるかもしれません。しかし、それらをどのように活用してきたかによって、大きな差別化要因となりうるのです。

ヒューマンスキルの洗い出し

次に、ヒューマンスキルを参考にします。ヒューマンスキルは、人との関わりの中で培われることから、どんな業界・職種でも必要とされる普遍的な価値を持っています。例えばコミュニケーション力に関しては、以下のようなものが挙げられます。

関係調整力意見や感情的な対立による不和に適切に対処する力
言語化自分の考えを相手に理解できる言葉で上手く伝える力
構成力相手が理解しやすいように話す手順を構成する力
柔軟性自分と相手との考えの共通点や相違点を理解する力
主体力自分から進んでコミュニケーションを取れる力
状況判断力相手の感情や心理状態を敏感に感じ取る力
他者受容力相手の意見や立場を尊重・共感する力
表現力自分の気持ちを表情やしぐさでうまく表現する力

このようにコミュニケーション力と言っても、切り口は何個かあります。ただ単にコミュニケーション力と記載するよりも、自分に当てはまる内容のスキルを選択して記載することで、スキルの幅や具体性が上がります。次にヒアリング力に関しては、以下のようなものが挙げられます。

課題抽出力相手の話している内容から課題を発見する力
共感力相手の立場に立って共感しながらを話しを聞く力
肯定力相手の話しを善悪の評価を入れずに肯定的に聞く力
質問力相手の考えや伝えたいことを引き出すための力
柔軟性相手のタイプに合わせて聞くスタイルを変える力
情報整理力相手の話しを事実・解釈を分けて聞ける力
知識力相手の話しの内容を理解するための知識量
判断力何が正しくて何が違うのかを見極める力

このようにヒアリング力も、切り口は何個かあります。自分の経験にあった内容のスキルを選択して、自分の言葉で表現することで再現性が上がります。次に交渉力に関しては、以下のようなものが挙げられます。

計画力ゴールへのプロセスを明確にし手順や方法を準備する力
説得力話し合いなどによって相手の心を動かし行動に繋げる力
情報収集力大量の情報の中から必要な情報を見つける力
調整力お互いが納得できるゴールを目指し話し合う力
分析力集めた情報の要素を分類しその構成を明らかにする
目標設定力MUSTとMANTSを明確にし目標に設定する力
論理的思考力物事を体系的に整理し道筋を立てて考える力

このように交渉力も、切り口は何個かあります。交渉力は人材育成やチームビルディングにも重要な要素です。管理職の方には必須のスキルとなります。次にプレゼンテーション力に関しては、以下のようなものが挙げられます。

課題認識力聞き手の目的や課題などのニーズを明らかにする力
質疑応答力質問の本質をつかみ答えを相手に伝わえる力
資料作成力聞き手を説得できる資料を作成する力
説得力双方向のコミュニケーションをとり合意形成する力
伝達力話し方や立ち居振る舞いなど情報を相手に伝達する力
内容力話し合いなどによって機能ではなく価値を伝える力
人間力性格や人柄、経験値などの人間としての魅力

このようにプレゼンテーション力も、切り口は何個かあります。交渉力と同様に人材育成やチームビルディングに必須のスキルです。次に動機付けに関しては、以下のようなものが挙げられます。

コーチング質問によって相手に新たな気づきを得る手助けを行う
指導力部下が能力を発揮できるよう育成したり環境をつくる力
調整力目標に向かえるようメンバー間の意思疎通の橋渡しを行う
ティーチング自分の持っている知識やノウハウを相手に伝える力
ファシリテーション会議などを効果的に行うために働きかける力
フォロワーシップ自律的にリーダーに働きかけ支援する力
マネジメント力目標を達成させるための手段を考え管理していく

このように動機付けも、切り口は何個かあります。動機付けも人材育成やチームビルディングに必須のスキルです。特に調整力は、転職が当たり前の時代にとってとても重要で、離職率低下にもつながるスキルです。次に向上心に関しては、以下のようなものが挙げられます。

計画力設定した目標達成に向けて必要なプロセスを明確にする力
自己啓発力本人の意思によって自分の能力や思考を高める力
実行力目標達成のための計画に取り組み最後までやり抜く力
セルフマネジメント自分の感情や行動をコントロールする力
タイムマネジメント時間の使い方を改善し生産性の向上を図る力
段取り力物事が上手に進むように前もって手順を整える力
目標設定力上位目標達成に紐づいた形で明確なゴールを設定する力

このように向上心も、切り口は何個かあります。向上心はセルフマネジメントができるという自分自身をアピールするのに最適なスキルです。次にリーダーシップに関しては、以下のようなものが挙げられます。

観察・洞察力周囲や対象を深く観察し問題の本質を見抜く力
継続・持続力物事を投げ出さずにある状態を続ける力
信頼関係構築力人との繋がりや信頼関係を構築する力
組織構築力目標達成のために必要な組織能力を構築する力
率先垂範力人より先に立って物事を行い模範となる力
統率力目標を達成するために組織をまとめて率いる力
レジリエンスストレスに対応し回復する折れない心

このようにリーダーシップも、切り口は何個かあります。ただし、リーダーシップは再現性が求められます。企業が求めるリーダーシップを探ることも重要です。

コンセプチュアルスキルの洗い出し

次に、コンセプチュアルスキルを参考にします。コンセプチュアルスキルは、問題の本質を見極め、解決策を導き出す能力です。具体的な実績がある人は、企業にとって魅力的なスキルとなるでしょう。例えばロジカルシンキングに関しては、以下のようなものが挙げられます。

仮説・検証力前提から仮説を立てその仮説を検証する力
関係・洞察力事象の関係性について洞察する力
構造・判断力議論や論証の構造を明らかにし適否を判断する力
抽出・分析力必要な情報を抽出しそれを分析する力
把握・評価力趣旨や主張を的確に把握し評価する力
理解・適用力規則や定義、条件等を理解し適用する力

このようにロジカルシンキングと言っても、切り口は何個かあります。ただ単にロジカルシンキングと記載するよりも、自分に当てはまる内容のスキルを選択して記載することで、スキルの幅や具体性が上がります。次にラテラルシンキングに関しては、以下のようなものが挙げられます。

疑う力既存の価値観を取り払い疑うことで可能性を模索する力
セレンディピティ偶然の産物を新たな視点と解釈する力
創造力独自の方法で新しい何かを創り出す力
抽象化力物事を抽象化して考えることで本質を捉える力
発想力何かを思いつき新しいものを生み出す力

このようにラテラルシンキングも、切り口は何個かあります。ラテラルシンキングは、新たな視点で物事を考えることで、問題解決のスピードを向上できます。次に多面的視野に関しては、以下のようなものが挙げられます。

概念化力具体的な物事を抽象化して体系的に整理する力
仮説設定力仮説を作る手前にあるキリ口を設定する力
客観的視点第三者目線で物事を冷静に見たり考えたりする力
柔軟性固定概念に捉われずにあらゆる視点から最適解を導き出す
複眼力自分の視点から物事を多角的に捉えて考え抜く力

このように多面的視野も、切り口は何個かあります。自分に当てはまる内容のスキルを選択して記載することで、問題解決の再現性が向上します。次に柔軟性に関しては、以下のようなものが挙げられます。

共感力相手に関心を寄せて意見や感情などに寄り添う力
状況把握力自分と相手や物事との関係性を理解する力
情報整理力情報を的確に整理して活用できるようにする力
適応力環境の変化に対して速やかに適応できる力
対応力あらゆる事象に対して柔軟に対応できる力

このように柔軟性も、切り口は何個かあります。このスキルは環境が変わっても活躍できるイメージを採用担当に伝えることができます。次に受容性に関しては、以下のようなものが挙げられます

協働力ある目的のために対等の立場で協力して働く力
吸収力他人のスキルを身につけることができる力
受容力他人の異なる意見や感情を受け入れる力
ストレス耐性ストレスとなる出来事に対しての抵抗力や適応力
連携力ある目的のために分野を超えて助け合える力

このように受容性も、切り口は何個かあります。自分の経験に当てはまる内容のスキルを選択することで、スキルの幅が広がります。次に知的好奇心に関しては、以下のようなものが挙げられます。

企画力課題を解決する方法と実行可能なプロセスを描き出す力
審美眼美しさや価値あるものの本質を見極める力
積極性目的や課題に対して能動的に行動できる力
想像力未来に起きうる劇ごとなどを頭の中で思い描く力
直観力過去にインプットしてきた知識や経験から答えを引き出す

このように知的好奇心も、切り口は何個かあります。自分の成長を企業に提供できるという視点を持つことが大切です。次に探求心に関しては、以下のようなものが挙げられます。

継続力物事を諦めずに根気良く最後までやり遂げる力
行動力自らの意思で積極的に行動に移せる力
自制力自分で自分の感情や行動をコントロールする力
情報収集力必要な情報にアクセスして質の高い情報を手に入れる
表現力自分の思考を相手に正しく伝わるようにする力

このように探求心も、切り口は何個かあります。自分の内面に関することが多く、幅広い方にこのスキルが身についていると言えるでしょう。次に応用力に関しては、以下のようなものが挙げられます。

気づく力あらゆる物事を観察し変化に気づく力
情報分析力情報を細分化し新しい情報を引き出す力
展開力集めた情報などをもとに新たなものを生み出せる力
付加価値力期待を良い方向へ裏切って驚きを与える力
問題解決力原因を洗い出し解決策を考え解決まで持っていく力

このように応用力も、切り口は何個かあります。今までの自分の仕事に対する姿勢で当てはまる内容のスキルを選択することで、スキルの幅が広がます。次に俯瞰力に関しては、以下のようなものが挙げられます。

構造化力物事や事象の因果関係を読み解く力
ゼロベース思考前提の知識や思い込みに捉われずゼロから考える
全体俯瞰力物事や事象、思考を全体的に眺める力
発想転換力今までの物事や考え方を別の観点から見る力
リスク管理能力不測の事態に的確かつ迅速に行動できる力

このように俯瞰力も、切り口は何個かあります。俯瞰力は、主に管理職やコンサルなど特定の職種に求められるスキルです。これに限らず、自分が目指す職種に応じて、スキルを選択することが重要です。

書類選考を突破する自己PR作成術

書類選考を突破する自己PRのイメージ図

書類選考を突破するためには、単にスキルを羅列するだけでは不十分です。あなたが持つ価値を、採用担当の心に響く形で表現する必要があります。ここでは、スキルを魅力的な自己PRへと変換する方法をお伝えします。

採用担当の心をつかむ自己PR分の書き方

自己PRの本質は、あなたの「再現性を伝えること」にあります。つまり、過去の経験から得たスキルを、新しい環境でも活かせることができるという説得力が必要になります。再現性を伝えるうえで必要になることが「具体性」です。

例えば「コミュニケーション力があります」ではなく「チーム内の情報共有を円滑にするため、週次の定例ミーティングを提案・実行し、プロジェクトの遅延リスクを30%削減しました」といったように、具体性を持たせると説得力がつきます。

経験・スキルの効果的な表現方法

経験やスキルの表現において「STAP法」が効果的です。

  • Situation(状況):どんな場面で
  • Task(課題):何が求められ
  • Action(行動):どう取り組み
  • Result(結果):何を実現したか

このSTAP法を意識して表現することで、あなたのスキルが「再現性が高く、実践的な価値を持っていることを明確に示すこと」ができます。注意点としては、レジュメや職務経歴書などの書類に記入する際は、作文にならないようにしましょう。採用担当や多くのレジュメや書類に目を通します。時間が限られている中で、作文に目を通すことはしません。簡潔に、文章を作成することが重要です。

書類選考突破から始まる転職成功への道

書類選考突破から転職成功した女性のイメージ図

書類選考を突破すると次の選考が待っています。しかし、この書類選考突破は単なる通過点ではありません。それは、そこに至るまでにあなたの持つ可能性を見つめ直し、より魅力的な形で表現していくというプロセスがあったはずです。このプロセスで得られた気づきは、次の選考や実際の職場においても、かけがえのない自信となっていくことでしょう。

まとめ

人は誰しも、独自の価値を持っています。日々の業務の中で培われた経験、人との関わりから得られた気づき、課題解決を通じて磨かれたスキル。それらは、適切な視点と表現方法によって、かけがえのない強みへと変わっていきます。

大切なのは、自分の持つ価値に気づき、それを効果的に伝えること。そして、その価値が新しい環境でも十分に活かせることを、説得力を持って示すことです。この記事が転職活動における書類選考で悩んでいる誰かの助けになれば幸いです。

  • 書類選考は、自分の価値を再発見し、効果的に表現する機会。
  • スキルは日常業務の中に既に存在しており、それを見出し言語化することが重要。
  • 再現性のあるスキルを適切に表現することで、書類選考突破の可能性が高まる。
  • 自己PRは、単なる経歴の羅列ではなく、あなたの価値を伝えることが必要。
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